3 metodologias de organização de tarefas para você aplicar no seu ambiente de trabalho

Ter uma rotina organizada é essencial para gerar melhores resultados, aproveitando ao máximo o seu tempo no trabalho e nas suas atividades pessoais. Com a organização das tarefas é possível tomar melhores decisões, gerenciar melhor a rotina, dar atenção a questões mais estratégicas e ainda trabalhar em projetos que são importantes para o desenvolvimento da empresa.

Do contrário, vários prejuízos podem ser causados, como a perda de prazos, atrasos nas entregas, pouca eficiência, entre outras questões. Mas isso não é tudo. A imagem de um profissional desorganizado pode colocar em cheque a credibilidade dele na empresa e no mercado de trabalho.

Para ajudar você na organização de tarefas, preparamos este artigo com 3 dicas de metodologias de gestão do tempo. Acompanhe!

1.   Getting Things Done

Getting Things Done, ou “a arte de fazer acontecer”, é indicada para quem precisa fazer muitas tarefas ao mesmo tempo. Criado por David Allen, essa metodologia tem como objetivo fazer com que as pessoas busquem mais eficiência em seu dia a dia. Pode ser usada para uma variedade imensa de funções, desde atividades domésticas até atividades complexas no trabalho.

Assim, pode ser considerada uma ferramenta de gestão do tempo para gerenciar as tarefas diárias, minimizando a ansiedade ou estresse. A metodologia Getting Things Done funciona em 5 fases. Vamos a elas!

Coleta

Essa etapa se resume a anotar em uma lista as atividades que você precisa fazer. O ato de anotar alivia a ansiedade e aumenta as chances de você se lembrar do que precisa ser feito e quando.

Processamento

Depois de tudo anotado, chegou a hora de fazer a separação de todas as atividades em categorias. Após isso, você deve definir os prazos e analisar quais são as prioridades, ou seja, o que deve ser feito primeiro, e aquelas atividades que podem esperar, seja por não serem urgentes, seja porque precisam de um prazo maior para ser analisadas.

Organização

Na fase da organização você vai precisar analisar estratégias para colocar as ações em prática. As atividades podem ser organizadas por contexto, ou seja, aquelas que deverão ser feitas no trabalho, em casa ou em outros tipos de situações.

Revisão

Muita gente ignora essa etapa, mas revisar o que precisa ser feito é fundamental para você otimizar as suas tarefas e se dedicar apenas àquilo que realmente é importante, eliminado atividades que ocupam o seu tempo, mas não são essenciais ou podem ser delegadas.

Execução

Com o seu planejamento pronto e revisado, basta colocar em prática as atividades que você planejou, conforme cada situação e os momentos escolhidos.

Assim, o método Getting Things Done para organização de tarefas é um dos modelos mais eficientes para aquelas pessoas que buscam mais produtividade nas diferentes áreas da vida. Contudo, para que seja de fato eficiente, é preciso seguir todas as etapas. Isso acontece porque cada etapa está atrelada à anterior.

2.   Lista de tarefas online

Se você deseja simplificar a sua gestão do tempo, a velha lista de tarefas pode ser suficiente para que você se mantenha organizado.

Isso acontece porque só de você visualizar o que precisa ser feito durante o dia ou na semana, já tem um direcionamento do que e quando fazer. Existem vários recursos tecnológicos e gratuitos para facilitar o seu dia a dia no trabalho ou em casa. Veja algumas dicas de aplicativos para você utilizar!

Todoist

O Todoist é um eficiente gerenciador de lista de tarefas para você usar tanto de forma individual quanto em grupo. Podemos elencar como principal benefício da ferramenta seu eficiente controle de produtividade. Isso torna possível você fazer o acompanhamento da quantidade de atividades executadas diariamente, assim como também a média semanal.

Google Keep

O Google Keep é uma ferramenta de organização de tarefas gratuita e pertence ao Google, por isso, todas as funções ficam veiculadas em sua conta. Com esse recurso, você pode compartilhar as suas atividades com outras pessoas, fazer gravações de áudios, além de poder gerenciar com mais eficiência as suas próprias tarefas.

Trello

Provavelmente você já ouviu falar do Trello. Ele é uma das ferramentas mais utilizadas para a organização de tarefas. O aplicativo é bem versátil e pode ser aplicado tanto para as suas atividades domésticas e pessoais quanto para as atividades do trabalho.

Com um visual interativo, fica mais fácil manter em ordem e acompanhar todas as atividades listadas.

3.   Kanban

Kanban significa, literalmente, “sinalização” ou “cartão”. Ele é utilizado para ordenar e acompanhar os fluxos de trabalho e, para isso, usa cartões ou posts-its, por exemplo, em um painel. Mas você também pode utilizar as paredes internas da sua casa para fazer a divisão do fluxo das atividades.

No painel, você criará três colunas:

• demanda em aberto;

• demanda a executar;

• demanda executada.

Na primeira coluna devem ser listadas as tarefas que ainda estão pendentes, ou seja, que você ainda não começou a fazer. Na segunda coluna devem constar todas as tarefas que você está trabalhando. Por último, as atividades já concluídas.

Essa metodologia foi desenvolvida para sinalizar o avanço dos fluxos de produção em fábricas com produção em série, mas também pode ser utilizada em atividades do seu cotidiano pessoal.

O Kanban é reconhecido por ser uma das metodologias de organização de tarefas mais eficientes e simples que existe. Ele foi criado no Japão para otimizar a produtividade das fábricas.

Para todos os métodos apresentados, é importante você não listar mais de 6 ou 7 tarefas para executar em um único dia. Isso porque, caso liste mais de 7, você corre o risco de ficar sobrecarregado, fadigado ou até mesmo desmotivado já que, ao não concluir as tarefas de acordo com o seu planejamento, você pode subestimar a sua capacidade, deixando de usar as ferramentas para organização de tarefas o que, com certeza, não resolverá o seu problema.

Portanto, liste as prioridades e considere delegar algumas atividades, caso realmente esteja sobrecarregado. Como vimos ao longo desta leitura, existem várias formas de fazer a organização de tarefas. O importante é definir as prioridades e escolher a metodologia que melhor se enquadra na sua realidade.

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