Confira as melhores ferramentas de comunicação interna

Saber usar as ferramentas de comunicação interna é de extrema importância para manter o alinhamento das atividades do trabalho, mesmo em home office. Isso porque essa estratégia contribui para que os profissionais consigam desempenhar suas tarefas com mais eficiência e sem ruídos comunicacionais. O que ajuda a ter um ambiente harmônico e produtivo. 

Quer descobrir como é possível manter a comunicação interna eficiente? Então, confira as ferramentas a seguir! Boa leitura! 

Quadro kanban 

Já ouviu falar em quadro kanban? Ele pode ser feito de forma online ou física e serve para ajudar os profissionais a visualizarem o fluxo de trabalho em um projeto. Nele, o gestor pode dividir as atividades de toda a equipe em colunas e filas, ao dispor o que precisa ser produzido e o que já foi realizado, por meio de comentários, arquivos, descrições. Além de ser possível incluir eventos, atrasos, entre outros pontos que a organização ache pertinente colocar. 

Para produzir um quadro Kanban de forma simples e prática, você pode usar uma tinta que transforma as superfícies lisas em lousas transparentes e uma caneta de giz líquido ou pilot, da EureKa Paint. Esse produto é de fácil utilização e não danifica a parede do seu escritório, pois é possível apagar com facilidade com a ajuda de uma flanela. 

Outro produto que também é de grande qualidade para produzir o quadro kanban é a película adesiva lousa. Com ela, é possível fazer projeções na tela, sendo ideal para ambientes com grande uso. Além disso, esse material é de fácil aplicação, com acabamento fosco, na cor branca.  

Dessa forma, todos os colaboradores conseguem entender qual o status dos projetos que estão inseridos, de forma simples e prática. Essa ferramenta de comunicação interna ainda permite que as demandas da empresa sejam realizadas de forma transparente, pois cada um saberá exatamente o que o colega está produzindo. O que garante um melhor trabalho em equipe. 

Mural de recados

O mural de recados é uma das ferramentas de comunicação interna mais conhecidas pelos gestores. Ele tem a função de comunicar os funcionários sobre reuniões, avaliações, treinamentos entre outros eventos que a equipe precisa tomar conhecimento. 

Para chamar a atenção de todos os colaboradores, é importante colocar os avisos em pontos estratégicos, ou seja, lugares de maior circulação de pessoas, como próximo ao bebedouro ou ponto eletrônico. Contudo, dependendo do tamanho do empreendimento, esse material pode ser dividido entre diferentes departamentos. 

Em caso de trabalho home office, o ideal é fixar um mural de recados online na intranet da companhia, pois trata-se de um portal interno da organização, no qual só funcionários autorizados podem acessá-lo. Assim, fica mais fácil manter todos informados sobre os eventos importantes. 

Trello

O Trello é uma ferramenta que gera maior produtividade na equipe e melhora a comunicação dos colaboradores. Isso acontece pelo fato dele permitir que se crie quadro, cartões e listas para organizar os projetos de forma online. Além de ser possível adicionar comentários, datas de entrega e anexos para que todos os profissionais possam se envolver no trabalho de forma efetiva e eficiente. 

A partir disso, os gestores conseguem ter o controle sobre as tarefas que já foram executadas e as que ainda faltam concluir, ao dividir as atividades por etapas. O que garante um maior controle sobre o tempo que ainda tem disponível para terminar o projeto. 

Além disso, o Trello permite que a ferramenta seja sincronizada com todos os dispositivos eletrônicos. Isso ajuda os funcionários a colaborar com sua equipe de diferentes lugares, como na sala de casa.  

Caixa de sugestões

A caixa de sugestões é muito comum de ser utilizada para captar ideias criativas que busquem otimizar os processos dentro da organização. Essa estratégia também ajuda os colaboradores a descreverem quais são suas insatisfações no ambiente corporativo, de forma anônima. Assim, as pessoas podem dialogar melhor e conseguir ver os seus problemas serem solucionados de forma amigável.

Contudo, para essa estratégia funcionar de maneira efetiva, é preciso que a empresa tenha um foco sobre o tema que será abordado nessa ferramenta. Alguns exemplos de assuntos que podem ser explanados pela empresa são: como otimizar o atendimento, estratégias para aumentar as vendas, o que você acha que a empresa precisa melhorar, entre outros. 

A partir disso, o gestor deve disponibilizar recompensas para as melhores respostas e ideias apresentadas. Assim, o colaborador vai se sentir mais estimulado para dar sua opinião na caixa de sugestões. O que é uma forma de melhorar não só a comunicação interna, mas também de fazer as pessoas serem reconhecidas pelo bom trabalho desempenhado. 

E-mail

O e-mail é uma ferramenta de comunicação interna que existe há muitos anos e já é bastante popular entre as organizações do mundo todo. Ele é uma plataforma online que funciona para trocar informações entre as pessoas, com envio de documentos, arquivos, anexos, links etc.

Por meio do e-mail a sua equipe fica sabendo, de forma rápida, todas as mudanças, novidades, resultados e avisos que o gestor deseja transmitir ao seu time. Isso porque a ferramenta é bem ágil e a mensagem chega de forma instantânea ao interlocutor, basta que ele tenha acesso à internet e a uma conta de email. 

Outra vantagem é que essa plataforma é de baixo investimento. Isso garante que as companhias de diferentes perfis possam usá-las em suas estratégias de comunicação e, assim, possibilitar a troca de mensagem entre os funcionários de grupos menores. 

Para ter resultados ainda mais eficientes com as ferramentas de comunicação interna é preciso que você entenda qual é o perfil da sua empresa e de seus colaboradores. Isso porque, assim, fica mais fácil descobrir qual plataforma se adéqua melhor ao negócio e como ela deve ser aplicada. Além disso, é importante despertar a criatividade dos funcionários para que eles consigam ser mais produtivos e participativos. Para isso, é possível contar com a ajuda do quadro kanban, pois ele engaja as pessoas a organizarem sua rotina de forma divertida e prazerosa.

Quer descobrir mais detalhes de como ter uma ferramenta eficiente na comunicação interna no empreendimento? Então, conheça a Eureka Pait e faça um melhor quadro kanban para seus negócios! Não perca essa oportunidade!