Como fazer reuniões remotas eficientes com essas dicas

Em tempos de distanciamento social, uma dúvida paira na mente de muitos gestores: como fazer reuniões remotas eficientes? É importante você saber como colocar isso em prática porque o home office é uma tendência que tende a permanecer no mercado mesmo após a pandemia, uma vez que esse modelo de trabalho gera mais produtividade aos colaboradores e reduz custos para as empresas.

No entanto, é importante destacar que é possível, sim, fazer reuniões remotas com eficácia e garantir excelentes resultados para o negócio. Mas, para isso, é preciso ter organização e utilizar algumas ferramentas consideradas indispensáveis para garantir que todos os envolvidos consigam participar.

A seguir, listamos algumas dicas consideradas indispensáveis para fazer reuniões remotas de qualidade. Continue a leitura e veja quais são elas!

Utilize paredes com Eureka Paint

A Eureka Paint é uma tinta que transforma qualquer superfície em uma lousa transparente. Muito fácil de usar, você pode utilizá-la para tornar as suas reuniões online muito mais lúdicas e de fácil entendimento.

Com a Tinta Lousa, é possível escrever em qualquer superfície como se fosse um quadro. Ela pode ser usada para customização do ambiente, com artes desenhadas, ou para apresentações em reuniões, aulas etc.

Nela, é possível escrever com canetas de quadro branco e com canetas de giz líquido. Concluída a reunião, é só apagar como em uma lousa comum.

Escolha bem as ferramentas

A escolha da ferramenta correta é fundamental para tornar a sua reunião mais eficiente. Além de ter uma boa conexão com a internet, a plataforma de comunicação precisa oferecer funcionalidades que facilitem a troca de ideias. 

Abaixo, listamos as mais utilizadas no mercado:

• Google Hangouts: essa é uma opção disponibilizada pelo Google que permite a realização de reunião com até 250 pessoas. Também é possível integrá-la ao Google Docs e fazer edições e anotações compartilhadas em tempo real. 

• Zoom: a ferramenta permite o compartilhamento de tela e oferece excelente qualidade nas chamadas de vídeo. Além disso, é possível reunir até 100 participantes em sua versão gratuita.

• Skype: é uma ferramenta bastante estável e permite que as gravações das chamadas fiquem arquivadas por até 30 dias. Sendo assim, ela passa a ser ideal para chamadas de reuniões e, inclusive, webinars, conferências e até entrevistas.

Seja claro e objetivo

É muito importante que você use de clareza e objetividade nas suas instruções sobre como será desenvolvida a reunião remota. Nesse sentido, ao comunicar a data e o horário, seja por e-mail, seja por qualquer outro meio de comunicação, é preciso deixar bem claro alguns pontos, como:

• data, hora, duração e tema da reunião;

• informações de contato em caso de problemas na conexão;

• PIN ou qualquer outro código e senha para ter acesso à sala de reunião.

Com esses dados em mãos, fica muito mais fácil de solucionar eventuais problemas antes da reunião começar. Assim, os colaboradores estarão preparados para dar ideias e contribuir de maneira ativa com estratégias que ajudarão a empresa a crescer.

Use a comunicação interna para combinar o melhor horário para todos

A boa relação com os seus colaboradores precisa ser constante dentro da sua empresa. Embora você seja autoridade e possa decidir por si só quando e que horas realizar uma reunião, é importante envolver a equipe nessa tomada de decisão, uma vez que eles também têm suas obrigações profissionais e prazos para cumprir.

Sendo assim, é importante que você tenha uma comunicação interna eficaz e que possibilite uma interação sadia entre os funcionários. Para isso, é possível utilizar chats internos, e-mails e até mesmo os grupos de WhatsApp ou Telegram. O importante é que todos os envolvidos sintam-se livre para expor qual é o melhor horário para realizar a reunião.

Envolva os participantes na reunião

É importante que todos os participantes se envolvam na reunião, para que ela proporcione melhores resultados para a empresa. Isso porque, dependendo do número de pessoas na sala online, é bem provável que alguns não se manifestem, seja porque acham que não vão contribuir com algo significante, seja por vergonha de expor suas ideias.

Nesse momento, você, como gestor, precisa estimular a participação de todos os envolvidos. Fazer perguntas aos seus colaboradores é uma excelente forma de colocar isso em prática. Além de auxiliar no engajamento, também permite que eles se sintam parte do seu projeto.

Evite desmarcar

A distância já é um grande dificultador da troca de informações, por isso, é importante que você evite ao máximo desmarcar as suas reuniões. Isso não se refere apenas ao cancelamento dela: o adiamento ou antecipação também podem se tornar um problema.

É claro que imprevistos acontecem, mas é importante que você priorize sempre as reuniões agendadas. Em situações que não há outra saída a não ser cancelar, comunique sua equipe e deixe claro o porquê de tal decisão. Além disso, nessa mesma comunicação, é fundamental agendar outra data para se reunir com os seus colaboradores.

Compartilhe a sua tela

Existem reuniões que podem ser rápidas e outras nem tanto. Especialmente quando ela é feita de maneira remota, precisa ser o mais eficiente possível para conseguir abordar todos os pontos necessários que ajudarão o gestor a tomar as melhores decisões para a empresa, certo?

Sendo assim, quanto mais claras forem as informações compartilhadas, melhor. Para isso, você pode utilizar o compartilhamento de tela, que nada mais é que uma funcionalidade disponíveis nas ferramentas de reunião online.

Por exemplo, se você precisar explicar os dados de algum gráfico, o entendimento por parte dos envolvidos será muito maior se eles puderem visualizar essa imagem. Essa prática também ajuda a otimizar o seu tempo, uma vez que não será necessário enviar essas informações por e-mail aos participantes mais tarde.

Agora, você já sabe como fazer reuniões remotas! Lembre-se de que, com o uso de uma parede lousa, é possível melhorar o engajamento dos seus colaboradores. Além disso, ao criar um espaço criativo, você incentiva o compartilhamento de ideais que ajudarão a empresa a crescer e se destacar da concorrência.

Quer montar um espaço criativo, mas não sabe por onde começar? Confira 3 dicas incríveis que separamos para você. Boa leitura!

 

 

 

Referências:

 

Link de referência
https://www.ciadetalentos.com.br/blog/14-ferramentas-de-gestao-remota-para-liderar-equipes-em-home-office/
Link de referência
https://epocanegocios.globo.com/Carreira/noticia/2020/04/6-dicas-para-tornar-suas-reunioes-remotas-mais-eficazes-e-produtivas.html
Link de referência
https://brasil.uxdesign.cc/12-dicas-para-fazer-melhores-reuni%C3%B5es-online-f1f7b1d81687
Link de referência
https://smartalk.com.br/blog/ferramentas-de-videoconferencia-online/
Link de referência
https://www.mkt4edu.com/blog/12-melhores-dicas-para-ter-reunioes-remotas-altamente-eficientes
Link de referência
https://www.infoq.com/br/articles/mastering-remote-meetings/
Link de referência
https://br.hubspot.com/blog/marketing/dicas-reunioes-remotas